¿Desea garantizar que el sistema de gestión instalado en su empresa respeta las normas del RGPD?
A partir del día 25 de mayo de 2018, las empresas están obligadas a demostrar que han tomado las medidas necesarias para garantizar la conformidad de sus procesos internos con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Las multas son elevadas, por lo que no vale la pena correr riesgos.
¿A quién se aplica el RGPD?
Esta legislación se aplica a todas las organizaciones establecidas en territorio de la Unión Europea y a las que, estando fuera de la UE, traten datos de interesados residentes en la misma, y siempre que comercialicen sus productos/servicios (a título oneroso o gratuito) o supervisen comportamientos que tengan lugar dentro de la UE.
Están excluidas, por ejemplo, las fuerzas de seguridad pública, ya que estas tienen una legislación específica.
¿Qué va a cambiar? ¿Cuáles son las nuevas obligaciones de las empresas?
A partir del 25 de mayo de 2018, las empresas están obligadas a demostrar que han tomado las medidas necesarias para garantizar la conformidad con el RGPD.
Entre estas medidas cabe destacar las siguientes:
Entre estas medidas cabe destacar las siguientes:
- Adoptar mecanismos de seguridad de los datos personales.
- Informar y ofrecer formación a los trabajadores sobre las normas del RGPD.
- Valorar la necesidad/obligatoriedad de designación de un Data Protection Officer (DPO) o Delegado de protección de datos, que será responsable por la gestión del proceso de conformidad dentro de la empresa.
- Valorar la necesidad de elaboración de un Privacy Impact Assessement (PIA), es decir, un documento para valorar el impacto en el tratamiento de los datos personales y su supervisión. Este documento deberá incluir una valoración del riesgo sobre la tecnología y sobre los procesos que apoyan el tratamiento de la información personal dentro de la organización, así como la identificación de las medidas que se deben adoptar para minimizar los posibles riesgos.
- Relación y categorización de los datos personales recogidos y tratados.
- Creación de automatismos que simplifiquen la conformidad con el Reglamento.
- Comunicar a las autoridades reguladoras y a los interesados de que se ha producido una violación de la seguridad de los datos en un plazo de 72 horas tras conocer este fallo de seguridad.
¿A partir de cuándo se deberá aplicar?
El RGPD se aplica a partir del 25 de mayo de 2018.
El Reglamento fue aprobado el 27 de abril de 2016, tras casi cinco años de negociaciones y cerca de 4000 adendas, y su aplicación es directa, es decir, no es necesaria ninguna transposición al ordenamiento jurídico interno.
¿En qué situaciones se aplica la nueva legislación?
Existen numerosos procesos diarios en las organizaciones que se deberán revisar para incluir todas las directrices del RGPD. Algunas de estas situaciones son:
Escenario 1:
En el ámbito de la celebración de un contrato de trabajo, los colaboradores de su empresa facilitan sus datos personales para un conjunto de procesos, como el pago de salarios, la cotización a la Seguridad Social, entre muchos otros.
Escenario 2:
En la página web de su empresa existe un formulario de contacto para que los visitantes puedan registrar datos como su nombre, dirección de email o número de teléfono, para que puedan ser contactados posteriormente con objetivos comerciales o simplemente informativos.
Escenario 3:
Tendrá lugar en su empresa una acción formativa para la que los participantes han tenido que registrarse a través del cumplimiento de un formulario.
Para cumplir la legislación será necesario tener en cuenta lo siguiente:
Los datos recogidos deberán usarse exclusivamente para la finalidad a la que destinan. Para que esto sea claro, en el momento de recogida de los datos, la finalidad debe estar bien definida, así como el tiempo durante el que se conservarán estos datos.
El interesado deberá poder consultar estos datos, así como todos sus datos personales recogidos por la empresa, además del historial de las acciones realizadas con estos datos, las listas de email a las que están asociados, etc.
¿Desea garantizar la conformidad de los procesos y una respuesta rápida?
Garantice la conformidad de su sistema de gestión, de forma fácil. Las soluciones de PRIMAVERA están adoptadas a la nueva legislación de protección de datos personales, garantizándole la conformidad con los requisitos legalmente exigidos. Además, podrá acceder a la solución Personal Data Manager, un nuevo módulo del ERP PRIMAVERA que incluye mecanismos de productividad que aceleran la respuesta a la nueva normativa.
El nuevo módulo Personal Data Manager permite simplificar acciones como:
- Búsqueda y extracción de datos personales en todas las soluciones PRIMAVERA
- Anonimización de los datos
- Creación de una copia anonimizada de la base de datos
- Asociación de un certificado a la copia de la base de datos para garantizar más seguridad
- Detección de incidencias de violación de los datos personales
- Encriptación de documentos y adjuntos, limitando el acceso a determinados perfiles
- Encriptación de documentos con datos personales
¿Y si pudiera cumplir con la legislación sin trabajo administrativo?
A través de la plataforma de desarrollo ágil OMNIA Platform, PRIMAVERA le permite automatizar procesos, a través de flujos de trabajo que respetan las normas del RGPD y se adaptan al circuito interno de la información, promoviendo procesos internos más ágiles. Como se trata de una plataforma ágil, con modelos de aplicaciones preconstruidos, podrá disponer, en pocos días, de aplicaciones por medida que permiten, por ejemplo:
- Adaptar sus procesos al RGPD, independientemente de los sistemas de gestión que usa
- Integrar con sus soluciones de gestión, ya sean Cloud o instaladas
- Automatizar los procesos que desea acelerar
- Simplificar la gestión de los datos de sus clientes, proveedores, colaboradores y bases de datos de potenciales clientes
- Garantizar la seguridad de los datos
- Disfrutar de garantías de mantenimiento permanente de la infraestructura y de las soluciones
¿Le han gustado las funcionalidades de OMNIA Platform en el ámbito del RGPD y le gustaría ser contactado para más información?
